Как успешно провести внедрение 1С:ERP

Учитывая текущие тенденции мира относительно цифровизации бизнеса, эффективное управление — это важное условие выживания. 1С:ERP Управление предприятием становится незаменимым инструментом для роста бизнеса.

В этой статье будет обзор, для чего бизнес внедряет 1С:ERP. Как подготовиться к внедрению 1С:ERP Управление предприятием. Какие основные этапы внедрения необходимо пройти. Как избежать основных ошибок и довести проект до конца.

Какие цели закрывает внедрение 1С:ERP?

Системы классе ERP (Enterprise Resources Planning — планирование ресурсов предприятия) закрывают потребности бизнеса в полном учете ресурсов. Под ресурсами понимается: материалы, продукция, оборудование, земля, человеческий труд. ERP-системы активно развиваются, чтобы деятельность бизнеса была более управляемой и прибыльной.

После ухода с зарубежных вендоров, таких как SAP, Microsoft, Oracle, на смену пришла фирма 1С. Флагманскими продуктами теперь являются 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Управление холдингом. Наиболее востребованные функциональные возможности этих программ:

1. Управление закупками, складом, продажами: планирование продаж, потребностей в товарах и материалах. Складкой учет — адресное хранение, ордерная схема. Организация транспортной логистики и доставки.
2. Управление производством: планирование производственных процессов, расчет требуемых производственных ресурсов, организация изготовления продукции
3. Управление персоналом и зарплатой. Управление кадровым составом предприятия, формирование графиков работы, начисление зарплаты, отпусков и льгот.
4. Финансы: контроль финансовых операций, управление взаиморасчетами с контрагентами, управление бюджетированием, формирование отчетности
5. Раздельное ведение бухгалтерского учета. Регламентированный учет в соответствии с ФСБУ и сдача 1С-Отчетности . Возможности международного финансового учета (МФУ) и международной системы формирования отчетности (МСФО)
6. Аналитика: огромный пулл отчетов, формирование дашбордов для эффективного принятия управленческих решений.
7. Интеграция с другими системамию. Обмен с государственными контроллирующими органами. Обмен платежными поручениями и выписками с банками. Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот, 1С:ТОИР. Интеграции с CRM, электронной почтой, электронными торговыми площадками и тендерами
8. Удаленный доступ. доступ к системе ERP из любой точки мира. Удобное мобильное приложение для Android и Iphone

Однако, в одном обзаце сложно уместить весь функционал 1С:ERP Управление предприятием

Как подготовиться к внедрению 1С:ERP Управление предприятием

Успешное внедрение 1С:ERP начинается с работы над смыслами. Звучит как булшит в стиле бизнес-тренингов. Но для успешного завершения проекта необходимо определиться с целями внедрения. Причем смыслы должны быть понятны не только руководству, их нужно донести до линейных сотрудников.

Оттолкнитесь от текущего состояния вашей компании. Какое программное обеспечение сейчас используется, какие бизнес-процессы оно покрывает. Проанализируйте партнеров и конкурентов и определите какие преимущества дают им внедренные решения 1С.

Проведите анализ целесообразности внедрения 1С:ERP

Необходимо в самом начале решить, действительно ли 1С:ERP Управление предприятием подходит вашему бизнесу. Существуют и другие программные продукты, которые могут закрыть потребности вашего бизнеса. Поэтому вначале нужно:

1. Подобрать подходящий программный продукт. 1С:ERP — это универсальное решение, которое подходит для большинства организаций. Однако, существуют отраслевые решения, в которых уже реализованы специфические отрасли процессы. Например 1С:ERP Агропромышленный комплекс, 1С:ERP Горнодобывающая промышленность, 1С:ERP Управление птицеводческим предприятием. Поэтому стоит в начале пути детально проанализировать существующие решения. Вдруг под ваши процессы уже давно разработана система и вам не придется изобретать велосипед.
2. Определите важные функции предъявляемые системе ERP для автоматизации именно вашего бизнеса.
3. Проверьте насколько легко интегрируется ERP с другими программами. Наверняка в вашем IT-ландшафте присутствуют другие решения. Например, это могут бить BI-системы аналитики, Документооборот, CRM системы — Битрикс24 или AmoCRM.
4. Помимо интеграции, ERP может заменить некоторые системы. А этом в свою очередь позволит от них отказаться и сократить затраты на поддержку и сопровождение. Например ведение бухгалтерии и кадрового учета в ERP, заменяет 1С:Бухгалтерии и 1С:Зарплату и управление персоналом.
5. Проанализируйте стоимость владения ERP-системой. Можно использовать облачную версию, например на технологии 1С:Фреш для небольших внедрений. Или разворачивать систему на собственных серверах. Включите в стоимость владения также обслуживание, обновление, консультационные услуги.
6. Проведите примерную оценку, сколько времени потребуется на внедрение. Как это повлияет на текущие бизнес-процессы в вашей компании. Бывает, что внедрение ERP способствует перестроению бизнес-процессов на более эффективные.

Вовлечение руководства и ключевых сотрудников

Проект внедрения 1С:ERP это не просто купить и установить лицензии 1С. Это больше про бизнес-процессы и сотрудников, которые в них учавствуют.

1. Обуснуйте пользу от внедрения ERP для руководства. Подсветите финансовые выгоды, повышение эффективности управления. Хорошо это все оформить в виде презентации и провести демонстрацию бизнес-кейса руководству.
2. Сформируйте команду сотрудников, которые будут отвечать за результат внедрения 1С:ERP. Очень важно иметь заинтересованных участников проекта на стороне заказчика. В процессе проекта возникают сложности, требующие усилий для их преодоления. Сильная мотивация участников проекта будет только толкать проект на успех.
3. Проведите демонстрацию и обучение ключевых сотрудников и руководства. Здесь необходимо на практических примерах показать преимущество 1С:ERP. Люди должны вживую увидеть как новая система упростит им ежедневную рутину.
4. Заинтересуте руководство и ключевых сотрудников в принятии решений о внедрении. Необходимо, чтобы они мотивированной учавствовали в процессе проекта. Обсуждали функциональные системы, их взаимодействия между отделами и подразделениями.
5. Собирайте обратную связь от руководства и ключевых сотрудников. Очень важно не только сказать — делайте что хотите, но всегда подчеркивать вклад людей в проект внедрения 1С:ERP
6. Также определите показатели и KPI для отслеживания успеха проекта. Периодически организовывайте статус-встречи и рассказывайте участникам проекта о достижениях
7. Мотивируйте команду учавствовать в проекте. Необходимо помнить, что нематериальная мотивация может влиять намного больше, чем деньги. Одно из эффективных инструментов — создать внутренний портал (например на Битрикс24). Поручить каждому сотруднику в течении месяца подготавливать обзор достижений и публиковать для всей компании.

Кто будет заниматься внедрением 1С:ERP?

Существует три варианта ответа на этот вопрос. Это может быть внутренняя команда, внешний исполнитель или комбинированный подход. Обычно отталиваемся от текущих наших возможностей.

Если у заказчика есть собственный IT-отдел с сильными специалистами, то нет смысла привлекать подрядчиков. Однако и здесь можно попаться с ловушку. Появляется соблазн в короткие сроки нанять программистов 1С с рынка и сформировать команду. С виду так выйдет дешевле. Но вновь собранная команда еще не сработалась вместе. А также, очень низкий шанс, нанять высокопрофессиональных функциональных архитекторов. Без экпертов, которые могут задать верный курс внедрения, проект может затянуться и провалиться.

Ниже приводятся преимущества и недостатки внедрения своими силами и с привлечением подрядчика.

Сравнительная таблица внутренней команды и внешних подрядчиков

Подрядчик применяют собственную методику ведения проекта внедрения. Обычно такие методики основаны на типовых принципах управления проектами. Например Waterfall, Agile, 1С:Технология корпоративного внедрения

Лучшая практика выбора команды внедрения ERP

Сотрудникам со стороны заказчика важно выделетиь время на общение с внешним подрядчиком. Потому что аналитикам ERP необходимо получить исчерпывающую информацию о бизнес-процессах заказчика.

Очень часто применяется комбинированный подход, когда первичное внедрение проводит подрядчик, а дальнейшее сопровождение ложиться на внутреннюю команду заказчика. Благодаря такому подходу, происходит эффективная передача экспертизы от подрядчика заказчику. Потому что как мы помним, внедрение 1С:ERP это не установка лицензий 1С, а выстраивание бизнес-процессов в которых учавствуют сотрудники.

Экспресс-анализ бизнес-процессов

Перед основным внедрением 1С:ERP Управление предприятием необходимо провести анализ бизнес-процессов. Нужно выделить ключевые бизнес-процессы, которые будем автоматизироватьв первую очередь. Например продажи, склад, закупки. В ERP есть возможность внедрения по очереди разных функциональных блоков. Например сначала внедряем закупки и склад, потом продажи. После оперативного учета уже смотрим на регламентированный.

1. Опредеяем ключевые бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. Обычно выбирают те, которые прямо влияют на прибыльность
2. Определяем как связаны ключевые бизнес-процессы со смежными. Например ордерная схема отгруки неразрывно связана с адресным способом хранения товаров на складах
3. Проводим анализ, для выявления узких мест, оказывающих влияние на бизнес
4. Смотрим как процессы выполняют свои функции. Где можно повысить эффективность, снизить издержки
5. Определяем узкие-места в бизнес-процессах, которые вносят задержки в оперативную деятельность. Это могут быть неэффективная работа склада или недостаточное планирование ресурсов

Результатом экспресс-анализа бизнес-процессов могут быть укрупненные схемы в BPMN-нотации. Более детальные схемы бизнес-процессов разрабатываются на этапе моделирования.

Проверьте IT-инфраструктуру вашего предприятия

1С:ERP Управление предприятием очень требовательна к вычислительному оборудованию. Поэтому до начала проекта необходимо оценить текущий состав серверов.

1. Определяем минимальные системные требование к оборудованию для 1С:ERP Управление предприятием. Здесь важно отталкиваться от планируемой нагрузки: количество пользователей, объем хранимых данных, количества операций и бизнес-процессов
2. Проведите аудит существующей IT-инфраструктуры. Нужно оценить, что можно использовать из имеющегося, а что требует апгрейда
3. Если существующее серверное оборудование не соответствует требованиям производительности, нужно выполнить обновление. Приобретение новых серверов обычно занимает продолжительное время. Побеспокоиться, чтобы сделать заказ на новый сервер 1С нужно заранее.
4. Удостоверьтесь, что система резервного копирования отвечает требованиям. Помните о правиле резервного копирование 3-2-1. Должно быть ТРИ резернвые копии. Храниться должны на ДВУХ разных физических форматах хранения. Причем ОДНА из копий должна храниться вне офиса или в другом датацентре.
5. Проведите аудит сетевого оборудования и сетевой безопасности. Антивирусы и фаерволы должны быть настроены. Всегда существует опасность утечки данных к злоумышленникам
6. Проверьте версии операционных систем, СУБД, что они соответствуют минимальным для 1С
7. Обеспечте непрерывный мониторинг оборудования. Для моинторинга можно использовать Zabbix или Prometeus + Grafana. Ваша служба эксплуатации оборудования должна проактивно устранять сбои программного и аппаратного характера.

Для понимания требуемых серверных мощностей для 1С:ERP, мы подготовили статью: Сервер для 1С:ERP на 100 пользователей

Помните, что не стоит экономить на вычислительных ресурсах. При накоплении исторических данных в ERP, будет увеличиваться объем хранения. Также ваш бизнес может расширяться — необходим запас, для работы новых пользователей ERP.

Этапы внедрения 1С:ERP

Неважно, внедрение будет выполняться внутренней командой или внешним исполнителем, нужна стратегия внедрения. Исторически уже сложился рекомендованный фирмой 1С подход. Обычно проект внедрения ERP состоит из типовых этапов: обследование, моделирование, проектирование, разработка, опытная эксплуатация, опытно-промышленная эксплуатация и сопровождение.

Этап обследования

Этап обследования или как его еще называют экспесс-обследование является фундаментом проекта. На этом этапе очень важно:

1. Зафиксировать цели, задачи и рамки проекта
2. Выявить требования к будущей системы и сделать предварительную оценку длительности и стомости проекта внедрения 1С:ERP
3. Поверхностно проанализировать бизнес-процессы. Выявить проблемные процессы и предварительные решения по их оптимизации
4. Более детально проанализировать объемы: количество юридических лиц, число подразделений, сотрудников. Какие функциональные области будем автоматизировать

Вначале проекта мы проводим встречи с ключевыми сотрудниками и узнаем о бизнес-процессах. Важно чтобы требования были описаны конкретно, без размытых формулировок. В этом случае будет закладываться меньше рисков в оценку проекта.

Результатом обследования обычно является «Отчет об обследовании», «Протоколы интерьвю», укрупненные диаграммы бизнес-процессов. По итогам экспресс-обследования появляются сроки и стоимость проекта.

Этап моделирования

Цель данного этапа проверить насколько типовой функционал 1С:ERP Управление предприятием закроет потребности бизнес-процессов. Команда исполнителя должна выполнить следующие действия:

1. Провести контрольные примеры бизнес-процессов в 1С:ERP Управление предприятием.
2. Провести демонстрации контрольных примеров ключевым сотрудникам бизнеса и руководству.
3. Выявить функциональные разрывы в типовой 1C
4. Определить перечень доработок необходимых для устранения функциональных разрывов
5. Доработки 1С хорошо классифицировать на критичные, важные, средней важности и некритичные
6. Разработать диаграммы бизнес-процессов и зафиксировать протоколы демонстраций

Результатом этапа моделирования является:

1. База 1С:ERP с заведенными контрольными примерами
2. Реестр бизнес-процессов, их диаграммы
3. Реестр функциональных разрывов и перечень необходимых доработок 1С

Этап проектирования

На этапе проектирования аналитики, совместно с функциональными и техническими архитекторами разрабатывают решения для закрытия функциональных разрывов. Команда проекта выполняет следующие задачи:

1. Разработка технических заданий
2. Разработка частных технических заданий
3. Первичная разработка кейсов для тестирования
4. Разработка программы приемо-сдаточных испытаний — правила по которым можно понять соответствии информационной системы

На выходе из этого этапа мы имеем: технические задания, тест-кейсы и протоколы приемо-сдаточных испытаний. Особое внимание уделяется именно протоколам приемо-сдаточных работ. При правильном подходе удается минимизировать разногласия при сдаче работ между подрядчиком и заказчиком.

Этап разработки

На этапе разработки производится модификация типового программного продукта 1С:ERP Управление предприятием. Существуют различные способы доработки 1С. Например, доработка основной конфигурации, доработка через расширения 1С. Разработка внешних отчетов и обработок. Выбор способа доработки должен отталкиваться, не только от скорости разработки, но и от стомости дальнейшго обслужвания 1С.

Немало важным на сегодняшний день является выбор инструментов для доработки. Ранее был доступен только один вариант: Конфигуратор+Хранилище. Сегодня же существует современная среда разработки 1С:EDT+Git. Однако, скорость работы интерфейса в новой среде может быть очень низкой. Поэтому могут потребоваться специалисты по производительности, чтобы ускорить 1С:EDT.

Программисты и аналитики совместно выполняют следующие задачи:

1. Настройка программного продукта 1С
2. Разработка новой функциональности в соответствии с техническими заданиями
3. Настройка и доработка механизмов интеграции с другими системами
4. Разработка инструментов ввода начальных остатков и переноса остатков из предыдущих учетных систем
5. Тестирование доработанного функционала
6. Разработка прав доступа и ролевой модели пользователей

Результат этапа разработки — конфигурация 1С:ERP Управление предприятием, реестр настроек бизнес-процессов. Хотя в действительности программа на данном этапе еще будет дорабатываться. Вообще рекомендуется проводить регулярные демонстрации разработанного функционала. В этом случае возможно вносить корректировки в техническое задание и приходить к лучшему результату. Заказчик и исполнитель понимают, что на данном этапе функциональность может быть предварительной.

Этап опытно-промышленной эксплуатации

Взять и сходу запустить систему в работу практически невозможно. Потому что, на данном этапе еще не введенны реальные начальные остатки. Пользователи еще не умеют работать с системой. Поэтому вводиться этап опытно-промышленной эксплуатации. Важно на данном этапе выполнить следующие действия:

1. Подготовить систему 1С:ERP, настроить ее в соответствии с чек-листами
2. Провести миграцию начальных остатков
3. Настроить права доступа и роли пользователей
4. Настроить рабочие места пользователей (АРМы)
5. Разработать пользовательские инструкции
6. Провести обучение пользователей
7. Зафиксировать протоколы испытаний и демонстраций работы

По итого опытно-промышленной эксплуатации мы должны иметь четкое понимание, готова ли информационная система к запуски. К проблемам возникшим на данном этапе следует отнестись серьезно. Следует провести аналитический анализ и их устранение. Разумеется можно запуститься «На авось», но пользователи системы еще не работали с ней. Можно нарваться на отторжение пользователей работать с новой программой 1С

Как уже говорилось ранее, успех внедрения 1С:ERP, это в первую очередь бизнес-процессы и люди. Чем проще сотрудникам будет работать в программе, чем меньше ошибок и препятствий они встретят, тем быстрее примут новую программу 1С.

Этап промышленной эксплуатации

Этап промышленной эксплуатации или как его еще можно назвать — сопровождение — финальная точка проекта. На данном этапе важно обеспечивать бесперебойную работу информационной системы 1С. Команда эксплуатации в основном решает следующие задачи:

1. Регистрация и исправление ошибок
2. Обновление программы 1С:ERP на новые версии
3. Консультирование пользователей по работе в программе
4. Решение вопросов производительности и увеличиение скорости работы 1С

По своей сути, этот этап завершает проект внедрения 1С:ERP и передает информационную систему бизнесу. Мы долго готовили корабль к плаванию и теперь он может покорять все океаны.

Возможные риски при внедрении 1С:ERP

Каждый проект внедрения ERP имеет свои особенности. Однако, мы встречаемся с типовыми проблемами при ходе проекта. Всегда можно натнуться на что-нибудь неприятное. Некоторые рисков и способы их минимизации мы описали ниже:

Сотрудники не готовы к новой системе 1С

Типичные маркеры по которым можно определить проблему с пользователями:

1. Плохая эффективность работы с программой
2. Затраты времени на поиск информации в инструкциях по работе с программой
3. Ошибки при вводе данных в 1С

Для решения этой проблемы можно организовать эффективное обучение сотрудников. Предоставить им доступ к инструкциям, причем инструкции должны быть хорошо структурированы. Можно попробовать использовать ИИ для поиска по базе знаний. Однако ИИ должна выдавать ссылки на инструкции написанные аналитиками. Собирайте обратную связь от сотрудников, можно использовать функционал «Обсуждений» в для привязки коммуникаций к справочникам или документам 1С.

Саботаж сотрудников

Препятствие сотрудников внедрению новой системы 1C:ERP — неприятная история. Истинные причины саботажа в основном идут от человечкой природы и человеческих потребностей. И нужно быть хорошим психологом, чтобы докапаться до сути. Вот некоторые причины:

1. Сложность в обучении. Учиться чему-то новому — некомфортно для человека, особенно в более взрослом возрасте. Здесь нужно поработать с мотивацией сотрудника. А вот следующие проблемы сложнее:
2. Приход новых изменений может сопровождаться сменой ответственных лиц. Устоявшиеся сотрудники боятся потери власти.
3. Вскрытие «черных схем». Случается, что старая система позволяла скрывать факты воровства или мошенничества. Например, списание товаров себе, манипуляции со сливом топлива, коррупционные схемы.

Может ли Ефиоплянин переменить кожу свою и барс — пятна свои? так и вы можете ли делать доброе, привыкнув делать злое?

Книга пророка Иеремии

Как бы жестко это не звучало, но проблемы такого плана решаются увольнениями проблемных сотрудников. Неблагодарное дело пытаться исправить человека с изначально неэтическими взглядами. Лучше в своем штате иметь честных и добросовестных.

1С:ERP не адаптирована под бизнес-процессы компании

Типичные маркеры:

1. Пользователям трудно использовать новые возможности
2. Некоторые операции приходится делать в ручную
3. Трудности и ошибки при интеграции 1С:ERP с другими системами
4. Обновления программы на новые релизы проходят с болью

Для решения этой проблемы нужно собирать обратную связь от сотрудников. Можно проводить так называемый «день совместной работы», когда аналитик в течении дня находится рядом с пользователем и выявляет слабые места в процессах, интерфейсе программы. Возможно потребуется оптимизировать 1С:ERP с учетом собранных данных. Но также нужно помнить, об оверинжиниринге, помните про правило Паретто и находите баланс.

Не угадали со сроками внедрения 1С:ERP

На большинстве проектов внедрения 1С:ERP, понимают, что сроки завалены уже на последних стадиях. Типичные причины непопадания в сроки:

1. Ошибки в планировании проекта на этапе обследования
2. Предоставлена недостоверная информация от заказчика об объемах проекта (количество организаций, складов, подразделений, сотрудников, бизнес-процессов)
3. Попытка подрядчиком занизить трудозатраты и сроки в надежде успешного заключения контракта
4. Увеличение объемов проекта в ходе выполнения
5. Экономия подрядчиком на специалистах 1С
6. Экономия подрядчиком на важных процессах внедрения — согласования проектных решений с архитекторами, код-ревью, тестирование
7. Выход новых обновлений типовых продуктов 1С в процессе проекта
8. Выход новых обновлений интегрируемых программных продуктов и новые версии их интеграционных API

В качестве решения необходимо:

1. Пересматривать план проекта, оценивать реальные сроки, заключать дополнительные соглашения
2. Возможно расширять команду с привлечением дополнительных специалистов
3. Зафиксировать релиз типового продукта на время выполнения проекта или проводить миграцию на новые релизы в рамках дополнительных соглашений
4. Не идти на поводу у пользователей и ключевых сотрудников. Не допускать двойственности бизнес-процессов, а стандартизировать к одному решению

Увеличение бюджетов проекта внедрения 1С:ERP

Данная проблема в основном вытекает из предыдущей, когда не угадали со сроками и с объемом проекта. Поэтому всегда нужно:

1. Контроллировать бюджет проекта, эффективность работы специалистов.
2. Заложите риски на увеличиение стоимости лицензий 1С и других программ в соответствии с инфляционными ожиданиями.
3. Четко обозначайте требования к системе, старайтесь не раздувать объем проекта

Ориентируйтесь на статистику 1С по похожим проектам. Например средний объем трудозатрат специалистов внедрения составляет 50 часов на 1 пользователя системы. В среднем на проект внедрения 1С:ERP уходит 3-5% оборота компании. Цифры варьируются в зависимости от полного использования типового функционала или глубокой кастомизации 1С через доработки.

Чтобы вы лучше ориентировались в ценах на внедрение 1С:ERP мы подготовили статью: Стоимость внедрения 1С:ERP Управления предприятием

Смена руководства и ключевых сотрудников

Пожалуй одна из самых опасных проблем, которая может приводить к заморозке проекта. Как уже ранее говорилось внедрение 1C:ERP это работа с бизнес-процессами и сотрудниками. При смене руководства, может потребоваться заново работать со смыслами проекта. В этом случае хорошим решением будет:

1. Не предоставлять проект свободному течению
2. Проводить переговоры с новым руководством, донося полезность проекта
3. Предоставлять аргументы зафиксированные еще на этапе обследования

Заключение

Внедрение 1С:ERP Управление предприятем — сложны процесс требующий проектного подхода. Однако, проведенные изменения дают ощутимые конкурентные преимущества бизнесу. Нужно правильно спланировать и реализовать все этапы внедрения 1С. Мы постарались сжато описать все аспекты проекта внедрения ERP.