Контроль остатков в программе 1С:Управление нашей фирмой важнейшая вещь, которая влияет не только на складской учет, но и на финансовый результат, поэтому очень важно понимать, как он работает, на что влияет и для чего нужен, это мы сейчас и разберем.
Включить и выключить контроль остатков можно в подсистеме «Настройки» -> «Корректировка данных» -> «Контролировать остатки при проведении» (в разных версиях программы путь до галочки может отличаться). По умолчанию галочка всегда нажата, а это значит, что программа не даст проводить документы, в которых за счет реализации или резерва товара на складе образуются отрицательные остатки при проведении, но галочку можно снять, тогда программа позволит реализовывать товар или работы, которых на данный момент не имеется в наличии у организации.
В каких случаях контроль можно выключать?
Если вы рядовой пользователь, то отключать эту функцию крайне не рекомендуется. В основном отключение используют технические специалисты в определенных случаях (например, когда нужно восстановить хронологию документооборота задним числом).
Но все-же существуют предприниматели, которые принимают решение не контролировать остатки на своих складах. В основном такое происходит в организациях с очень быстрым циклом реализации товаров и недостатком ресурсов для того, чтобы правильно и вовремя вести документооборот по складу. Отключением этой галочки управленцы стараются предотвратить остановку работы предприятия в тех случаях, когда товар фактически на складе существует (и соответственно его можно продать), но в программе его еще не оприходовали. Конечно, это решение может показаться правильным, но оно влечет за собой много негативных последствий: с наличием отрицательных остатков не получится закрыть месяц, а значит не получится сформировать корректные данные по себестоимости и получить финансовый результат. Более того, определенно возникнут проблемы со складским учетом: контролировать точное кол-во товаров будет проблематично, из-за чего понадобятся частые инвентаризации, которые могут затянуться на продолжительное время.
В итоге получается ситуация, когда одна проблема (недостаток ресурсов для ведения актуального складского учета) закрывается отключением функции, которая влечет за собой еще больше проблем, на решение которых требуется еще большее количество ресурсов (конечно в том случае, если предпринимателю вообще требуется иметь информацию о себестоимости и получать фин. результат). Получается своеобразный проблемный ком, который на начальном этапе может выглядеть, как помощник, но потом копится и приносит колоссальные проблемы.
Очень важно понимать, как контроль остатков работает: остатки контролируются именно на текущую дату, а не на ту дату, которую вы ставите в создаваемом документе. Эту специфику крайне важно понимать и брать в расчет (именно за счет неё иногда возникают проблемы с вводом документооборота за прошедшие периоды, иногда в таких ситуациях требуется привлечение специалиста). Это, к слову, еще один повод не отключать данную функцию – восстанавливать данные по окончанию месяца бывает трудно.
Особенности при учете контроля остатков
Резервирование запасов
Также важно понимать, что резервирование запасов происходит в детализации по документу планирования («Заказ покупателя»), либо реализации, если речь идет про розничный магазин («Чеки ККМ» заменяют собой документы планирования, оплаты и отгрузки).
Включить резервирование можно через подсистему «Настройки» -> «Больше возможностей» -> «Склад» -> «Резервирование запасов»:
Розничные магазины
Для розничных магазинов и организаций, которые занимаются реализацией импортных товаров существует две дополнительные галочки.
В случае розничных магазинов это галочка «Контролировать остатки при пробитии чеков ККМ и проведении отчетов». Она также включена автоматически (если ведется учет по розничным продажам) и отключать её не желательно. Её наличие обусловлено тем, что документооборот и бизнес-процесс продажи в розничных магазинах отличается от других случаев. Розничные магазины работают не через заказы покупателя и накладные, а через кассы ККМ, пробивающие «Чеки ККМ». На основании этих чеков в конце кассовой смены формируется документ «Отчет о розничных продажах», в котором описано, что, сколько и как организация продала в данной кассовой смене. Для контроля остатков в этих двух документах и нужна данная галочка.
Найти её можно через подсистему «Настройки» -> «Больше возможностей» -> «Продажи» -> «Контролировать остатки при пробитии чеков ККМ и проведении отчетов»:
Реализация импортных товаров
Для учета контроля остатков при реализации импортных товаров также существует особенность – отдельная галочка, учитывающая остатки в рамках документов ГТД (грузовых таможенных деклараций). Данная функция также включена по умолчанию в том случае, если в программе ведется учет по ГТД.
Галочка называется «Контроль остатков по номерам ГТД» и находится в через подсистеме «Настройки» -> «Больше возможностей» -> «Закупки»:
