Настройка пользователей и прав в 1С “УНФ” – крайне популярная тема, так как почти каждый предприниматель с ней сталкивался. Важно, чтобы в компании было разделение сотрудников по пользователям или хотя-бы рабочим местам. Такой подход позволяет снизить трудозатраты на обучение сотрудников (каждый работник видит только те разделы программы, которые ему нужны), скрыть определенную информацию от лишних глаз, упростить работу с программой, а также, что самое важное, разграничить сотрудников по правам доступа. Приобрести саму программу 1С “Управление нашей фирмой” вы можете по этой ссылке.
Настройка пользователей и прав: создание нового пользователя
Для начала попробуем создать нового пользователя. Для этого потребуется перейти в подсистему “Настройки” и выбрать раздел “Настройка пользователей и прав”:
После этого мы увидим список настроек пользователей и их прав доступа, для начала просто создадим нового пользователя (к остальному вернемся чуть позже), для этого нажмем на “Пользователи”:
Далее откроется полный список существующий пользователей, чтобы создать нового требуется нажать кнопку “Создать”:
В открывшейся форме создания пользователя можно указать основную информацию (телефон, почта, адрес и так далее, думаю, с этим вы справитесь без меня). Самые важные реквизиты здесь – “Полное имя”, “Имя (для входа)” (по сути логин), а также “Пароль” (который в определенных случаях может быть обязательным для заполнения”. После того, как заполнили все нужные для нас реквизиты, жмем кнопку “Записать”:
Также очень важно обратить внимание на раздел “Сотрудники пользователя”. Дело в том, что если программа не найдет сотрудника с таким же именем, как вы указали у пользователя, то она автоматически создаст нового. Поэтому, если у вас в программе уже заведен определенный сотрудник и вы хотите сделать для него отдельного пользователя, то в полном имени пользователя нужно указать то же наименование, которое в программе имеет сотрудник. Если программа все-же автоматически создала нового сотрудника, но он вам не нужен, то рекомендуется полностью удалить его из программы с помощью специальной обработки.
Настройка пользователей и прав: настройка прав доступа
Итак, мы создали нового пользователя, но на данном этапе у него не будет возможности войти в программу, а в общем списке пользователей рядом с ним будет вот такая подпись:
Все дело в том, что мы не дали новому пользователю никаких прав доступа. Здесь давайте остановимся немного более подробно. В программе существуют два термина – “Профиль группы доступа” и “Группа доступа”.
Профили групп доступа
Начнем с понятия “Профиль группы доступа”. Каждый профиль состоит из определенных ролей доступа. Каждая такая роль дает доступ к определенному объекту в программе. В стандартной 1С “УНФ” первоначально доступно 12 основных и 16 дополнительных профилей доступа. В целом, понять к чему дает доступ каждый профиль можно исходя из их названия. “Администратор” дает полный доступ к программе и инструментам технического специалиста, из названия профиля “Утверждение заявок на расход денег” тоже в целом все понятно. Получается, что профиль группы доступа нужен для того, чтобы определить несколько ролей доступа в одно целое. Также важно отметить, что в программе предусмотрена возможность создавать как новые профили, так и роли, но этим обычно занимаются обученные специалисты – консультанты и бизнес-аналитики, рядовому “юзеру” без должных знаний лезть туда не стоит.
Чтобы посмотреть существующие профили групп доступа, нужно зайти в раздел “Настройки пользователей и прав” и нажать “Профили групп доступа”:
После чего мы увидим полный список всех существующий профилей, здесь же можно создать новый профиль:
Группы доступа
Теперь поговорим про “Группы доступа”. Этот элемент программы служит соединяющим звеном между создаваемыми пользователями и профилем доступа. То есть группа доступа – список пользователей, за которыми закреплен конкретный профиль доступа. В стандартной системе групп доступа столько же, сколько и профилей доступа (что в целом логично). То есть, пользователь, помещенный в группу доступа “Администраторы” получит те права, которые определены этой группе профилем. Получается цепочка “Пользователи” -> “Группа доступа” -> “Профиль группы доступа”. Связать пользователей напрямую с профилем нельзя, последний служит как бы “шаблоном” для группы. В программе также можно создавать новые группы доступа, но опять же, по этому вопросу советуем обращаться к специалистам. Они разработают профиль доступа, соответствующий вашим требованиям, привяжут к нему группу доступа и поместят в неё пользователей. Найти таких специалистов вы можете, обратившись по телефону, закрепленному в шапке сайта :).
Чтобы посмотреть существующие группы доступа, требуется перейти в раздел “Настройки пользователей и прав” и нажать “Группы доступа”:
Список групп доступа выглядит почти также, как и список профилей:
Если мы зайдем в любую группу доступа, то удостоверимся, что к каждой привязан свой профиль. Также в группу мы можем сразу включить нужных нам пользователей. Они получат права, которые “вшиты” в профиль:
Также права доступа можно выдать и через карточку пользователя. Для этого снова “откроем” нужного нам пользователя и перейдем в раздел “Права доступа”. Здесь, с помощью кнопки “Включить в группу” можно выбрать, в какие группы доступа мы хотим поместить нашего пользователя. Для примера я выдам ему права администратора:
Настройка пользователей и прав: дополнительные возможности
В программе также существует ряд дополнительных настроек для работы с пользователями и их правами. В основном с такими настройками работают технические специалисты. Но все-же про две основные дополнительные возможности должен знать и рядовой пользователь – это “Группы пользователей” и “Ограничивать доступ на уровне записей”. Обе настройки крайне полезны и позволяют гибко настроить права доступа даже без создания новых групп. Эти настройки включаются галочками и находятся в уже известном нам разделе “Настройки пользователей и прав”:
Группы пользователей
Эта функция позволяет определять пользователей в смысловые группы (например по должности). Каждой группе пользователей можно сразу задать определенные права доступа. Таким образом ориентироваться в существующих пользователях станет легче. Более того, одной группе пользователей можно сразу присвоить несколько групп доступа. Простой кейс – создание группы пользователей “Менеджеры по продажам”. Этой группе пользователей назначаются, например, такие группы доступа, как: “Продажи”, “Продажи: Кассы” и “Деньги”. Потом в группу пользователей добавляются все пользователи, которые по факту являются менеджерами по продажам. Все добавленные пользователи сразу получают права, которые установлены для всей группы, выдавать отдельно права доступа каждому пользователю больше не нужно.
Если в настройках вы поставили галочку “Группы пользователей” (предыдущее изображение), то общий вид списка пользователей изменится, добавится список групп. Чтобы создать новую группу пользователей требуется нажать на кнопку “Создать группу пользователей”:
В разделе “Участники группы” представлены все пользователи, которые сейчас находятся в данной группе. Для добавления нового пользователя нужно нажать кнопку “Подобрать” (сразу можно добавить нескольких):
В разделе “Права доступа” мы можем сразу привязать к группе пользователей одну или несколько групп доступа. Все пользователи, состоящие в группе пользователей, будут иметь такие же права доступа, которые имеет и группа:
Ограничивать доступ на уровне записей
После включения этой настройки в группах и профилях доступа разблокируется раздел “Ограничения доступа”. Данная функция позволяет ограничить доступ пользователей до конкретных организаций, касс, типов контрагентов и т.д. Например, у вас в программе заведены два магазина, в каждом из которых работает один кассир. В данном случае будет правильно, чтобы каждый кассир имел доступ только к своему магазину и кассе. Подобные кейсы встречаются часто, поэтому настройка прав на уровне записей крайне полезна.
Давайте вместе с вами сделаем так, чтобы пользователи, входящие в стандартную группу доступа “Продажи” могли работать только с организацией “АйтиВиар“. Для этого перейдем в карточку группы доступа “Продажи” и откроем раздел “Ограничения доступа”:
После этого рядом с видом доступа “Организации” поставим значение “Все запрещены”. Ниже представлена форма “Расширенные значения”, сюда мы добавим организацию “АйтиВиар”:
Теперь рядом с видом доступа “Организации” существует надпись “Все запрещены, кроме 1 значения”. Это исключение – как раз та организация, которую мы указали в форме ниже. Стоит отметить, что таких ограничений может быть несколько:
Резюмируя
Настройка пользователей и прав в 1С “Управление нашей фирмой” довольно гибкая. Правда есть большое “НО” – рядовым пользователям довольно трудно в этом разобраться. Если вам нужна более подробная консультация по этой теме, либо вы хотите найти специалиста, способного максимально гибко настроить права – обращайтесь по телефону в шапке профиля.