Включение использования штатного расписания
Прежде чем заполнить штатное расписание стоит проверить, что у вас включено ведение штатного расписания. О том, как это сделать вы можете прочесть в нашей статье. В ней вы узнаете о том, что такое вообще штатное расписание и какие преимущества дает его использование.
Итак, давайте разбираться, как же заполнить штатное расписание. В данной статье мы постараемся в простой форме описать процесс заполнения штатного расписания “с нуля”. В статье намерено упрощаются некоторые понятия для большего понимания новичкам. На них и рассчитан данный материал.
Работа со штатным расписанием
Давайте представим себе штатное расписание простым языком. По сути это связанная структура. В ней можно выделить три основные понятия – организация, подразделение и должность. В штатном расписании у нас организация делится на подразделения в каждом из которых есть необходимость в работниках. Таким образом мы формируем для каждой организации и каждого подразделения штат сотрудников. У каждого сотрудника есть должность. Из этого можно понять, что если вы “с нуля” заполняете штатное расписание, то стоит вначале завести должности. При этом их можно создавать и в процессе создание самого штатного расписания.
Заполнение организации и подразделения
Я думаю, что организации у вас уже точно добавлены. Наверное, подразделения тоже, но стоит все таки сказать и об этом. Не будем на этом долго задерживаться. Для создания подразделения переходим раздел Настройки – Подразделения. Нажимаем на кнопку Создать и указываем название и данные нашего подразделения.
Я создам для примера два подразделения – цех и офис.
Создание должности
При использовании штатного расписания список должностей можно открыть через Кадры – Должности.
В открывшемся окне создаем необходимые должности кнопкой Создать. У меня уже создано 3 должности для штатного расписания цеха. Я создам для примера еще 2 должности для офиса. Пусть это будет директор и бухгалтер. Пока эти должности не введены, поэтому подсвечены черным цветом.
Создание штатного расписания
Вот тут статья разделится немного на две ветки. Дело в том, что штатное расписание может вестись с историей изменения и без нее. От этой настройки зависит, как будет заполняться дальше штатное расписание. В чем различие этих двух режимов мы рассказываем в статье, о которой говорилось в первом пункте. Там же мы рассказываем, как включить или отключить эту настройку.
Не ведется история изменений штатного расписания
Итак, открываем штатное расписание (вкладка Кадры). Предположим, что в офисе нам нужно иметь в штате директора и бухгалтера. Создаем позицию штатного расписания на кнопку Создать. В качестве подразделения указываем Офис, а в качестве должности директор. Установим, что в офисе директор будет получать оклад в размере 100 000 рублей. Работать он будет по стандартному графику Пятидневка. Обратите внимание, что создаваемая позиция штатного расписания автоматически утверждается на начало текущего месяца. В количестве единиц указывается, сколько вакансий существует на эту должность. Обычно директор один в небольшом подразделении, поэтому оставим 1.
Ну вот и все, осталось проделать тоже самое с бухгалтером. Только теперь для примера снимем галку при создании штатной единицы “Позиция утверждена”. Тогда в списке штатного расписания эта позиция будет выделена жирным шрифтом. Это означает, что такая позиция введена в штатное расписание, но еще не утверждена. Действовать она начнет с момента утверждения. Чтобы утвердить позицию достаточно выделить нужную строку и нажать на кнопку Утвердить позиции и указать дату утверждения. С этой даты позиция считается действительной.
Ведется история изменений штатного расписания
Если же у вас ведется история изменений штатного расписания, то его заполнение происходит отдельными документами. Итак, нам необходимо добавить в штат офиса директора и бухгалтера. Для этих целей я создам еще один офис (новое подразделение Офис 2). Теперь переходим к списку позиций штатного расписания. Далее находим там кнопку “Утвердить новое штатное расписание”. Более подробно об этом вы можете прочитать об утверждении и изменении штатного расписания. Сейчас просто кратко опишем этот процесс. В качестве подразделения указываем нужный офис, а в табличную часть добавляем директора и бухгалтера с указанием оплаты. Изменение или добавлении позиции штатного расписания происходит документом Изменение штатного расписания. Подробно о нем рассказывается в этой статье.
Ну вот и все, осталось только принять сотрудников на созданные позиции штатного расписания.
Итак, в этой статье мы разобрались, как заполнить штатное расписание. Если у вас остались вопросы по работе в 1С ЗУП или другой типовой конфигурации, вы можете обратиться к нам за помощью. Наша компания поможет вам разобраться во всех тонкостях работы. Также мы можем доработать типовой функционал под любые ваши нужды. Вы можете обратиться в отдел продаж по номеру, указанному в шапке сайта. Кроме того, вы можете ознакомиться с перечнем наших услуг по ссылке. Желаем успехов в автоматизации вашего бизнеса!
